Capacidade de agendas
A Capacidade de agendas responde uma pergunta que o painel de Consultórios não alcança: quanta agenda o hospital tem, e quanto dela foi usado. Enquanto o painel de agenda e atendimento olha para as consultas que aconteceram, este olha para todas as vagas, inclusive as que ficaram livres, as que foram bloqueadas e as que foram canceladas.
Com ele você enxerga onde sobra horário, onde a agenda vive cheia, quais motivos de cancelamento mais consomem vagas e em quais agendas o mesmo paciente aparece duas vezes.
O painel fica no setor Consultórios, no cartão Capacidade de agendas. Ele aparece no menu apenas nos hospitais em que o módulo está habilitado. Para entender a navegação, veja Achar as coisas no menu.
Quem acessa e quem importa
| O que faz | Quem pode | Permissão |
|---|---|---|
| Ver o painel | Proprietário, Administrador, Gestor e o responsável do setor | capacidade:read |
| Editar os tempos padrão e importar a planilha de tempos | Proprietário, Administrador e Gestor | capacidade:manage |
| Importar o relatório 4305 | Proprietário e Administrador | capacidade:ingest |
A importação do relatório grava na base do hospital inteiro, por isso fica reservada aos cargos de hospital. Quem não tem a permissão de leitura vê uma tela explicando que o painel está fora do seu acesso.
O módulo de Capacidade é habilitado por setor pela Sanance, no papel de superusuário da plataforma. A tela de setores do hospital permite renomear um setor e recusa a mudança de módulos com uma mensagem explícita. Para habilitar o módulo, fale com a equipe Sanance.
Quando um Consultor acompanha o seu hospital, o painel abre com a faixa Consultor visualizando no topo e sem os blocos de importação e de edição: ele acompanha os indicadores em leitura. Veja Papéis e permissões.
Importar o relatório 4305
O painel é alimentado pelo relatório 4305 completo, aquele que traz todos os slots da agenda, incluindo as vagas que ficaram livres, bloqueadas ou canceladas. É essa versão completa que permite contar vaga livre e vaga bloqueada. Um export apenas dos atendimentos realizados alimenta o painel de Consultórios; para a capacidade, peça a versão completa.
Para importar:
- Abra Consultórios → Capacidade de agendas. Com a permissão de importação, o painel Importação de dados aparece no topo.
- Em Relatório 4305 completo, escolha o arquivo (
.xls,.xlsxou.csv, até 25 MB). - Clique em Ler/processar arquivo e aguarde.
- Ao terminar, o sistema informa quantos grupos de slot foram gravados, quantas linhas foram ignoradas (quando houver) e o intervalo de dias que o arquivo cobriu. O painel recarrega já com os novos números.
As colunas que o arquivo precisa ter
O Sanance procura as colunas pelo nome do cabeçalho e aceita as variações usuais de escrita (com ou sem acento, maiúsculas ou minúsculas).
| Coluna | Para que serve | Exigida |
|---|---|---|
| Agenda | O nome da agenda, o eixo de todo o painel | Sim |
| Dt agenda | A data e, quando existir, o horário do slot | Sim |
| Ds status agenda | O status que define a situação da vaga | Sim |
| Ds classif agenda | A classificação do agendamento (primeira consulta, retorno e as demais do seu hospital) | Não |
| Ds motivo status | O motivo do status, usado na análise de cancelamentos | Não |
| Nm paciente | Usada apenas para detectar duplicidade, sempre pseudonimizada | Não |
Sem as três colunas exigidas, o arquivo é recusado inteiro, com aviso na tela. Nada é gravado pela metade.
Reenviar o mesmo período apenas atualiza a base. Você pode importar toda semana, ou reimportar uma exportação mais recente, sem inflar os números. As importações são limitadas a três envios seguidos por hospital a cada trinta segundos; se você receber o aviso de "muitas importações seguidas", espere alguns instantes e repita.
O relatório 4305 traz o nome do paciente por slot. Na importação, esse nome é convertido em um código no servidor e guardado cifrado. Nenhuma tela, nenhuma exportação e nenhum registro de auditoria do painel mostra o nome. Até o nome do arquivo que você escolheu é descartado, porque ele também pode conter dado de paciente.
Tempos padrão por agenda e classificação
No fim da página fica a tabela Tempos padrão por agenda e classificação. Ela guarda os minutos de referência do hospital e alimenta duas coisas: a conversão de vagas em minutos deste painel e a aba Aderência das Análises dos consultórios.
Cada linha tem um escopo, e o escopo decide quem usa o valor:
| Escopo | A chave é | Quem usa |
|---|---|---|
| Agenda | O nome da agenda, como aparece no relatório 4305 | Os minutos por vaga deste painel |
| Classificação | O tipo de agendamento (primeira consulta, retorno e os demais) | A aba Aderência dos consultórios |
Há duas formas de preencher.
Pela planilha SLOTS_AGENDA. No painel Importação de dados, em Planilha
de tempos padrão (SLOTS_AGENDA), escolha o arquivo (.xls ou .xlsx) e clique
em Ler/processar arquivo. O Sanance lê a aba cujo nome contém "vagas" (ou a
primeira aba, se não houver nenhuma assim), procura as células escritas no
formato 30 min e usa como rótulo o texto à esquerda delas. Quando a mesma chave
aparece várias vezes, o valor gravado é a média arredondada. A importação
grava sempre no escopo Classificação.
Na mão, pela tabela. Com a permissão de gestão, cada linha traz um campo de minutos e um botão Salvar. Para criar uma chave nova, escolha o escopo (Agenda ou Classificação), escreva o nome e informe os minutos. Os valores aceitos vão de 1 a 600 minutos.
A planilha resolve a régua por classificação. Os minutos por vaga deste painel saem das chaves de escopo Agenda, então cadastre uma linha por agenda na tabela, com o nome exatamente como ele chega no relatório 4305 (acento e caixa não importam). Enquanto isso não for feito, o painel usa a estimativa descrita abaixo e sinaliza cada agenda nessa situação.
A coluna Origem mostra de onde veio cada valor, Upload ou Manual, e a coluna Atualizado mostra a data da última mudança. Uma edição manual sobrescreve o valor da planilha, e uma nova importação sobrescreve a edição.
O que o painel mostra
Escolha o intervalo de datas no controle do topo. O painel abre nos últimos 30 dias com dados.
Vagas ou minutos
Logo abaixo do intervalo há o seletor Vagas / Minutos, que troca a unidade de todo o painel:
- Em Vagas, cada slot da agenda conta como um.
- Em Minutos, cada vaga vale o tempo padrão cadastrado para aquela agenda.
Quando uma agenda não tem tempo padrão cadastrado, o Sanance usa 15 minutos por vaga e diz isso na tela: o número de agendas nessa situação aparece ao lado do seletor, a lista completa fica na nota recolhível abaixo dos indicadores, e a linha correspondente da tabela por agenda recebe um asterisco. Cadastre o tempo padrão daquelas agendas para trocar a estimativa pelo valor real.
Os indicadores do topo
Os cartões trazem a capacidade total e a divisão nos quatro grupos de vaga:
| Grupo | O que entra nele |
|---|---|
| Livres | Vagas abertas, sem paciente agendado |
| Ocupadas | Vagas com agendamento, em qualquer estágio: normal, confirmada, aguardando, em consulta, executada e falta não justificada |
| Bloqueadas | Vagas fechadas pela própria agenda, que não estavam disponíveis para marcação |
| Canceladas | Vagas que tinham agendamento e foram desmarcadas |
Cada cartão mostra também o percentual sobre o total. Um status que o Sanance não reconhece entra na contagem de ignorados da importação, e a linha fica fora dos quatro grupos.
O último cartão é a taxa de ocupação, calculada como ocupadas ÷ (livres + ocupadas). Vaga bloqueada e vaga cancelada ficam fora dos dois lados da conta, porque não estavam disponíveis para agendar. O cartão sai verde a partir de 80%, amarelo entre 50% e 79% e vermelho abaixo de 50%. Como a taxa é calculada na unidade ativa, ela responde em vagas ou em minutos conforme o seletor.
Vagas futuras por agenda
Mostra o que ainda está por vir: informe quantos dias úteis à frente olhar (o campo começa em 5 e vai até 14) e quantas agendas listar. As barras vêm empilhadas pelos quatro grupos, da agenda com mais vagas para a com menos, e o cabeçalho traz a janela consultada e a ocupação dela.
Composição diária da capacidade
As colunas mostram, dia a dia, como a capacidade se dividiu entre os quatro grupos. Atrás delas há uma faixa cinza e uma linha tracejada:
- A faixa cobre a região em que ficam os dias típicos do período: metade dos dias está dentro dela.
- A linha tracejada marca o dia mediano, aquele que fica bem no meio quando você ordena todos os dias do período.
Dias cuja coluna sobe acima da faixa ou cai abaixo dela são os dias fora do comum, e costumam ser os que valem investigar. A legenda abaixo do gráfico traz os números da faixa (Q1, mediana e Q3) com o mínimo e o máximo do período.
Detalhamento por agenda
Uma linha por agenda, com os minutos por vaga, o total, os quatro grupos e duas micro-barras de percentual: % livre e % ocupada. Um asterisco no valor de minutos por vaga indica a agenda que está usando a estimativa de 15 minutos. A tabela aceita busca e exportação.
Cancelamentos
Três quadros complementares: as vagas canceladas por dia, empilhadas pelos cinco motivos mais frequentes (os demais entram como "Outros"), a distribuição dos motivos em rosca e a tabela por motivo, com o número de vagas e o percentual sobre o total cancelado.
Agendamentos por status e classificação
O gráfico empilha as vagas por status ao longo dos dias. Abaixo dele, a tabela cruza dia, status e classificação. Quando o período gera mais combinações do que a tabela comporta, o rodapé informa quantas ficaram de fora.
Pacientes com a mesma classificação em agendas diferentes
Este quadro procura um problema comum de agendamento: o mesmo paciente marcado para o mesmo tipo de consulta em duas agendas distintas. Só vagas ocupadas entram na análise.
Cada linha traz o rótulo do paciente, a classificação, as agendas envolvidas, o número de ocorrências e as datas da primeira e da última. A coluna Divergência separa dois casos:
- Agendas distintas: os nomes são realmente diferentes, e há um agendamento duplicado para investigar.
- Grafia inconsistente: é a mesma agenda escrita de formas diferentes no sistema de origem (acento, caixa ou espaçamento). O caso é de padronização de cadastro.
O Sanance converte o nome do paciente em código já na importação e guarda o nome cifrado. Para esta análise, o servidor devolve apenas rótulos pseudonimizados (P1, P2, e assim por diante). O rótulo vale só para a consulta que você acabou de fazer: ao trocar o período, os rótulos são gerados de novo, então o P3 de um intervalo não corresponde ao P3 de outro. O objetivo do quadro é apontar onde há duplicidade, com a agenda, a classificação e as datas para conferir na origem. Isso se resolve sem expor a identidade de ninguém.
Privacidade: nenhum dado de paciente na tela
Este painel segue o princípio de minimização de dados do Sanance:
- O nome do paciente é lido apenas em memória durante a importação, vira código e fica cifrado. Ele nunca entra em tela, exportação, mensagem de erro ou registro de auditoria.
- O nome do arquivo enviado é descartado, porque também pode conter identificação.
- Todo acesso ao painel fica registrado na trilha de auditoria, sem conteúdo clínico.
Para entender a proteção completa, veja Segurança e privacidade (LGPD).
Veja também
- Painéis de planejamento: como este painel se liga aos outros dois.
- Consultórios: o painel de agenda e atendimento do mesmo setor.
- Análises dos consultórios: a aba Aderência usa os tempos padrão cadastrados aqui.
- Papéis e permissões: quem vê, quem edita e quem importa.